تدوین صورتجلسه

 

جلسه در لغت به معنی نشستن برای رسیدگی و گفتگو درباره امری (1) در اصطلاح معنوی لغوی خود رانیز حفظ نموده و می توان گفت : گردهمایی صاحب نظران و یا مسئولان بر اساس وظایف یا ماموریت های محوله در محل معین و زمانی مشخص به منظور رسیدگی پیرامون حلو فصل یک معضل اداری و یا اجتماعی و یا ............ جستجو جهت پیدا نمودن راه حل مناسب برای آن و یا اتخاذ تصمیم درباره نحوه اجرای امری خاص . بدیهی است تصمیمات متخذه در این گونه جلسات به دلیل آثار تبعی ان باید به نوشته درآید .

 

ب ) ارکان جلسه

با عنایت به تعریف فوق ، جلسه هنگامی مصداق پیدا می کند که تجمع ارکان چهارگانه یعنی : اعضاء جلسه ، دستور جلسه ، در زمان معین و مکان مشخص حاصل شده باشد .

برای توضیح بیشتر ایجاب می نماید که به شرح هر یک از ارکان جلسه و هم چنین شرایط تحقق آن ولو به طور اختصار بپردازیم .

 اعضاء جلسه – به شرکت کنندگان در جلسه اعضاء جلسه گفته می شود . شرکت و حضور اعضاء در جلسه

 

 1- فرهنگ فارسی عمید ( تالیف اقای حسن عمید )

 

 واژه جلسه:   ممکن است جزء وظایف سازمانی ان ها باشد . مانند بعضی از وزراء و مسئولین که به دلیل پست مورد تصدی خود ، عضویت و یا ریاست مجمع عمومی برخی از سازمان های دولتی وابسته به وزارت خانه پست تحت سرپرستی خود را برعهده خود ، عضویت و یا ریاست مجمع عمومی برخی از سازمان های وابسته به وزارت خانه تحت سرپرستی خود را بر عهده دارند . مانند ریاست مجامع عمومی شرکت های دولتی که اغلب بر اساس اساسنامه و قانون تشکیل آن با وزیر وزارت خانه مربوطه است ، یا اینکه به موجب تفویض اختیار و ارجاع نمایندگی از طرف مقام یا یک واحد سازمانی در جلسه حضور یابند . در برخی از جلسات که به موجب قانون یا آئین نامه ای ویژه تشکیل می شود ، سمت شرکت کننده در جلسه از قبل تعیین و ابلاغ گردیده است .

 

دستور جلسه : هدف از تشکیل جلسه قبلا مشخص گردیده و به طور مکتوب تحت عنوان دستور جلسه برای شرکت کنندگان ارسال می گردد . وجود دستور جلسه مدون و مکتوب علاوه بر آنکه باعث می شود که مذاکرات از مسیر اصلی خود منحرف نشود ، به شرکت کننده این امکان را می دهد که قبلا مدارک و سوابق مورد نیاز را تهیه نموده و عندالزوم در زمینه موضوع مطالعات لازم را به عمل آورد . قدر مسلم علاوه بر اینکه وقت جلسه بیهوده هدر نمی شود به کارائی جلسه به طور قابل ملاحظه ای افزوده می گردد .

 

زمان جلسه : زمان و تاریخ تشکیل جلسه و هم چنین ساعت شروع آن به طور دقیق از قبل تعیین و به اطلاع شرکت کنندگان ضمن ارسال دعوت نامه و یا به طرق مقتضی دیگر رسانیده می شود . در جلساتی که حالت استمرار دارد ، هنگام آغاز و زمان پایان نیز قبلا توافق و در دعوت نامه قید می شود . ولی در جلسات اتفاقی که فقط برای یک مرتبه تشکیل شده است ، پایان جلسه نامشخص می باشد که این خود نمی تواند توجیه منطقی داشته باشد . چرا که اغلب مدیران زمان حال با کمبود وقت مواجه بوده و ناگزیر به زمان بندی کاری خود هستند . بنابراین نمی توانند در جلسه ای که پایان ان مشخص نیست شرکت نمایند .

 

مکان جلسه : مکان جلسه به محل برگزاری جلسه اطلاق می شود . محل برگزاری جلسه در جلسات عادی و اداری از پیش تعیین و ضمن دعوت نامه به استحضار شرکت کنندگان می رسد . لازم به ذکر ا ست که برخی از جلسات می باید در محل خاصی تشکیل شود تا جنبه رسمیت به خود گیرد . ( مانند جلسات پارلمان در کشورهای مختلف که باید در محل آن تشکیل گردد. )

 

سازمان جلسه : حال که درباره ارکان جلسه بحث شد ، بد نیست مختصری درباره سازمان صحبت شود تا شناخت کامل از جلسه به عمل آمده باشد .

    معمولا در هر جلسه ای یک نفر به عنوان رئیس ، چند نفر هم به سمت دبیر جلسه شرکت دارند . سازمان مزبور عمومیت داشته و در کلیه جلسات رسمی می تواند صادق باشد . اداره امور جلسه با رئیس جلسه است . رئیس ممکن است در همان جلسه به وسیله شرکت کنندگان انتخاب گردیده باشد . یا اینکه به موجب مقررات و قوانین خاص از قبل نعیین گردیده باشد .

هدایت و رهبری جلسه با رئیس است . وظایف دیگر او تعیین وقت صحبت برای اعضاء جلسه می باشد . موظف است که مراقبت نمایند جلسه از مسیر اصلی خود خارج نشود و یا صحبت های متفرقه موجب اتلاف وقت فراهم نگردد . رئیس جلسه مانند سایر اعضاء دارای یک رای می باشد . به دلیل رئیس بودن امتیار ویژه ای به وی تعلق نمی گیرد  . در برخی از جلسات ممکن است به موجب مقررات و قوانین امتیاز ویژه ای برای رئیس در نظر گرفته شده باشد . مثلا هنگامی که آراء موافق و مخالف مساوی باشد ، ملاک تصمیم در تصویب یا عدم تصویب موضوع وجود رای رئیس در هریک از طرفین موافق و مخالف خواهد بود .

اعضاء جلسه هر یک به نوبه خود دارای وظایفی هستند . از آن جمله مطالعه کافی و کسب اطلاعات لازم پیرامون دستور جلسه ، بررسی مسائل و استنتاج منطقی ، رعایت بی نظری و بی طرفی در امور و ارائه نظرات لازم و اجتناب از پراکنده گوئی و خارج نشدن از موضوع . هر یک از اعضاء جلسه معمولا دارای یک رای می باشند .

دبیر جلسه ممکن است از بین اعضاء جلسه به عنوان دبیر در همان جلسه انتخاب شود . در عمل این نوع انتخاب نتیجه مناسبی نداشته چون اغلب مشاهده گردیده است که دبیری که سمت عضویت داشته است نتوانسته در انجام وظایف محوله بی طرفی خود را حفظ نماید . بنابراین بهتر است که دبیر جلسه از بین اعضاء جلسه نبوده و حق رای هم نداشته باشد .

 

وظایف دبیر جلسه عبارتند از :

-  تهیه دعوت نامه برای هر یک از اعضاء (1) و ارسال آن و حصول اطمینان از اینکه دعوت نامه به دست عضو رسیده است .

-نظارت بر آماده شدن محل جلسه و حصول اطمینان از اینکه لوازم و ابزار کار اعضاء در دسترس است .

-تنظیم صورت جلسه و به امضاء رساندن آن .

-ارسال نسخه ای از صورت جلسه برای اعضاء جلسه .

-بایگانی سوابق جلسه در صورت لزوم .

حضور تمامی اعضائ در جلسه الزامی است . در صورت غیبت هریک از اعضاء مراتب در صورت جلسه منعکس می گردد . معمولا برای رسمیت یافتن جلسه حضور تعداد معینی از اعضاء الزامی است .

 

1- در دعوت نامه معمولا ، دستورجلسه ، زمان شروع ، زمان خاتمه ، محل جلسه قید می شود و طوری ارسال می گردد که حداقل 72 ساعت قبل از تشکیل جلسه به دست شرکت کنندگان برسد .
 

2- صورت جلسه :

صورت جلسه در لغت به معنی ، نوشته ای که در آن خلاصه گفتگوهای اعضاء مجلسی ذکر شده باشد ، ورقه ای که در آن شرح واقعه شود . (1) از دیدگاه حقوقی ، صورت جلسه ( یا صورت مجلس ) ورقه ای است که یک مقام رسمی ( قاضی و پلیس و یا غیره ) در آن یک عمل قضایی یا یک عمل خارجی ( مانند ضرب و جرح و قتل و غیره ) را به منظور اثبات یک واقعه مدنی یا کیفری یا اداری ثبت می کند . (2) ( در این کتاب مفهوم حقوقی صورت جلسه مطرح نمی باشد . )

همان طور که از معانی آن مستناد می گردد ، صورت جلسه یا صورت مجلس به سند یا نوشته ای گفته می شود که : در بردارنده مطالب مطروحه ، گفتگوها و یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد .

 

طرح یا چارچوب صورت جلسه :

هرجلسه رسمی با تجمع ارکان که قبلا بیان گردید تحقق می یابد . مکمل تحقق جلسه تنظیم صورت جلسه است که رسمیت جلسه را تامین می نماید . هر صورت جلسه دارای ارکانی است که بدون تردید در آ« باید ذکر شود . برخی از این ارکان بسایر مهم بوده که بدون آن صورت جلسه تحقق پیدا نمی کند . برخی دیگر در درجه دوم قرارد دارد . ارکان صورت جلسه به طور عادی به شرح زیر است :

-         مشخصات اعضائ شرکت کننده

-         امضاء شرکت کنندگان

-         دستور جلسه

-         مطالب مطروحه

-         تصمیات اتخاذ شده

-         زمان جلسه

-         مکان جلسه

-         تکلیف جلسه بعدی

 

    قید آنچه به عنوان ارکان صورت جلسه در بالا به آن اشاره گردید در تنظیم و تدوین صورت جلسه الزامی است. اینک به جهت روشن شدن مطلب ضمن توضیح لازم نحوه تنظیم و تدوین آن ذیلا درج می گردد.

 

مشخصات تعضائ شرکت کننده – مشخصه های فردی و شغلی هر یک از شرکت کنندگان و هم چنین شماره معرفی نامه و یا مجوز شرکت انان در صورت جلسه نوشته می شود . در صورتی که فرد شرکت کننده به نمایندگی از طرف شخص حقیقی دیگری در جلسه حضور یافته باشد . نام هر دو نفر با توجیه کامل مطلب قید می شود .

 

1-    فرهنگ فارسی عمید – تالیف آقای حسن عمید : واژه جلسه .

2-  ترمینولوژی حقوق – تالیف آقای دکتر محمد جعفر جعفری لنگرودی –شماره 3291-صورت جلسه

امضاء شرکت کنندگان – صورت جلسه با امضاء شرکت کنندگان در جلسه رسمیت پیدا می کند . در آخرین صفحه صورت جلسه نام و نام خانوادگی و سمت سازمانی و یا اجتماعی هر یک از شرکت کنندگان نوشته شده و سپس به وسیله فرد مزبور امضاء می شود . در صورت جلسه هائی که جنبه مالی و یا حقوقی دارد و یا از اهمیت ویژه ای برخوردار است باید تمام صفحات آن به وسیله شرکت کنندگان امضاء شود .

یادآور است که نام و نام خانوادگی شرکت کننده که برای امضاء در صفحه آخر قید می گردد در صفحات دیگر لازم نیست ؛ فقط اثر امضاء کفایت می نماید .

 

دستور جلسه – طرح موضوعی که جلسه برای حل و فصل آن تشکیل گردیده است ، می باشد . دستور جلسه مبین هدف جلسه است . منطقی است که دستور جلسه از قبل تعیین و ضمن دعوت نامه برای اعضائ ارسال می گردد . به این ترتیب شرکت کننده علاقمند با مطالعه و آمادگی کافی در جلسه حضور خواهد یافت .

 

مطالب مطروحه – درج مذاکرات در صورت جلسه الزامی است . ممکن است مشروح مذاکرات منعکس گردد و یا اینکه خلاصه و یا رئوس مطالب عنوان شده نوشته شود .

 

تصمیمات اتخاذ شده – بعد از انجام مذاکرات و جمع بندی آن ، نتیجه به عنوان تصمیمات متخذه در یک یا چند جمله مستقل تدوین و در صورت جلسه قید می گردد .

 

زمان جلسه – تاریخ دقیق ( روز-ماه-سال ) و هنگام شروع و خاتمه جلسه است . می توان تاریخ و ساعت شروع را از قبل تعیین نمود . علاوه بر آنچه بیان گردید جلساتی وجود دارد که به طور مستمر باید تشکیل گردد. در این گونه جلسات شماره جلسه نیز مشخص می شود . بعد ازقید زمان و نوبت جلسه معمولا تاریخ نشست بعدی تعیین و در صورت جلسه نوشته می شود .

 

مکان جلسه – به محل تشکیل جلسه اطلاق می شود . محل تشکیل جلسه باید در صورت جلسه قید شود . در برخی از جلسات استفاده از مکانی از خاص الزامی است . ( جلسات مجلس شورای اسلامی که باید در خود مجلس برقرار گردد . )

 

تکلیف جلسه بعدی – به دلیل اهمیت ویژه و وسعت دامنه موضوع جلسه ، ممکن است بحث و بررسی و نتیجه گیری در یک جلسه انجام نشود. بنابراین ناگزیر به تشکیل جلسات بعدی خواهد بود . در این صورت تاریخ و زمان جلسه آینده و عندالزوم دستور جلسه بعدی معین و در صورت جلسه قید می گردد.

 

انواع صورت جلسه

هنوز در کشور ما نحوه تنظیم صورت جلسه به صورت استاندارد در نیامده است . بنابراین تنظیم آن بر اساس سلیقه مسئولان و متصدیان امور می باشد . گاهاً در کاغذهای معمولی و به مانند نوشته های عادی تنظیم گردیده و در برخی از موارد بر اساس نمونه های ارائه شده که از طرف سازمان ذیربط و یا موجب آئین نامه ای خاص تجویز گردیده است ، تنظیم می شود . قدر مسلم در هر مورد ذوق و سلیقه تنظیم کننده و رئیس جلسه تاثیر بارزی در تنظیم آن داشته است . به همین دلیل گونه های متفاوتی از نحوه تنظیم صورت جلسه وجود دارد . برای سهولت در امر مطالعه آنها را به صورت زیر طبقه بندی می نماییم .

-         صورت جلسه مشروح .

-         صورت جلسه نیمه مشروح .

-         صورت جلسه خلاصه .

-         صورت جلسه به شکل فرم .

 

صورت جلسه مشروح :

در این گونه از صورت جلسه ها مشروح مذاکرات هر یک از اعضاء جلسه به طور کامل نوشته می شود . در گذشته تنظیم این گونه صورت جلسه بسیار مشکل بود . چراکه باید چند نفر تند نویس (1) با سرعت مطالب عنوان شده را به روی کاغذ آورند . بعد از پایان جلسه نوشته های تند نویسان با یکدیگر تطبیق داده می شد تا نوشته ای کامل به دست آید .

صورت مشروح مذاکرات معمولا در جلسات دادگاه و یا به هنگام تصمیم گیری های مهم به رشته تحریر در می آید . اما بارزترین نمونه آن در مجالس قوه مقننه مثل مجلس خبرگان (2) ، مجلس شورای اسلامی و شورای نگهبان بر اساس یک سنت دیرین پارلمانی وجود دارد .

گرچه در زمان حال با استفاده از دستگاه ضبط صوت بیانات اعضائ ضبط و سپس به روی کاغذ منتقل می شود اما در بیشتر پارلمان ها به عنوان یک تشریفات و سنت از وجود تند نوسیان حرفه ای که در استخدام دارند استفاده به عمل می اید . با این تفاوت که شیوه کار آسانتر بوده و چنانچه کلیمه یا جمله ای از قلم افتاده باشد با استفاده از دستگاههای صوتی و یا تصویری نسبت به تکمیل نوشته اقدام می نمایند .

 

صورت جلسه نیمه مشروح :

در این نوع صورت جلسه ، خلاصه و یا رئوس مطالب عنوان شده از طرف هر یک از شرکت کننداگن درج می گردد . در آخر صورت جلسه و بعد از یک جمع بندی نهایی تصمیمات متخذه بر اساس اولویت ها درج و یا امضاء کلیه حاضرین

 

 1-    تندنویسان مجلس مقننه

2-  کلیه مذاکرات مجلس شورای اسلامی- به عنوان مشروح مذاکرات – به طور دقیق تهیه و تنظیم و گاهاً منشر می شود .

رسمیت پیدا می کند .

 

صورت جلسه خلاصه :

در این گونه ، خلاصه مطالب و یا فقط نتیجه مذاکرات به طور خلاصه درج می شود . سپس تصمیمات اتخاذ شده منعکس می گردد. معمولا در صورت جلسه های نیمه مشروح خلاصه مطالب عنوان شده از طرف هر یک اعضاء در مقابل نام وی نوشته می شود . اما در صورت جلسه های خلاصه ، فقط چکیده کل مطالب مطرح شده قید می گردد .

 به این ترتیب که با ذکر جمله ، "" بعد از انجام مذاکرات لازم تصمیماتی ، به شرح زیر اتخاذ گردید . "" تصمیمات اتخاذ شده نوشته می شود . سپس با امضاء اعضاء ، صورت جلسه شکل می گیرد.

 

صورت جلسه به شکل فرم :

یکی از متداولترین گونه های صورت جلسه در حال حاضر استفاده از فرم های مخصوص است . این فرم ها به وسیله سازمان های ذیربط تهیه و تدوین شده و در جریان کار همان سازمان قرار می گیرد . مانند صورت جلسه تحویل اتومبیل ، اموال و گونه هائی از صورت جلسه هایی که به وسیله ضابطین عدلیه ( پلیس قضایی (1) ) تنظیم می گردد .

در حال حاضر استفاده از فرم های صورت جلسه به دلیل سهولت و سعت در انجام امور ، در بیشتر سازمان ها و موسسات دولتی و خصوصی متداول شده است . اغلب دبیران جلسه تا آنجا که مقدور است از فرم استفاده می نمایند و چنانچه امکان استفاده وجود نداشته باشد ، صورت جلسه را بر اساس آیتم های فرم و به صورت عادی تدوین می نمایند .

فرم شماره .............. به عنوان نمونه ارائه می گردد که با مطالعه نحوه تکمیل فرم مزبور و رعایت مواد آن ملاحظه خواهد شد که تنظیم هر نوع صورت جلسه به آسانی مقدور می باشد . (2)

 

تنظیم صورت جلسه

تدوین و تنظیم مطالب در نشست های رسمی به وسیله دبیر یا منشی جلسه انجام می شود . منشی جلسه ممکن است یکی از اعضا< جلسه بوده و یا شخص دیگری که به همین عنوان و بدون داشتن حق رای در جلسه حضور می یابد . در هر صورت لازم است که در تنظیم صورت جلسه اطلاعات و تجربیات لازم را داشته باشد . اصلح است که دبیر جلسه از اعضاء رسمی جلسه نباشد ( 3)

برای تنظیم و تدوین صورت جلسه و امضاء آن از دو روش استفاده می شود . در روش اول ، بعد از پایان جلسه

 1-  پلیس قضایی- ماموران تفتیش و کشف جرائم و اقدامات راجع به جلوگیری متهم از فرار و پنهان شدن که عبارتند از دادستان شهرستان و دادیاران او- بازپرس-کلانتران شهربانی- صاحب منصبان ژاندارمری ، ماموران مذکور را ضابطین دادگستری هم می نامند. ترمینولوژی حقوق – ص 128.

2-  با توجه به ویژگیهای هر جلسه و بر اساس نیازها ، دبیران جلسه می توانند فرم مناسب دیگر دبا کارآیی موثر تر برای جلسات طراحی و تدوین نمایند .

3- 

/ 0 نظر / 9 بازدید